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Annullare una mail inviata per errore: si può?

annulla mail inviata

Considerato che oggigiorno ognuno di noi manda decine se non centinaia di email al giorno, può capitare di inviare una email per errore e avere esigenza di annullare una mail inviata: testo con errori, allegati sbagliati, o – nel peggiore dei casi – a destinatari errati.

Questo ultimo punto in particolare è aspetto di particolare criticità: infatti, se l’invio di una email tra amici non crea significativi problemi, l’invio di comunicazioni professionali può essere altamente criticio.

Sbagliando destinatario si potrebbero infatti verificare casi di data breach qualora venissero diffuso a destinatari errati informazioni personali.

Annullare una mail inviata per errore o modificare una mail inviata e inviarla di nuovo è la soluzione ideale ma, nella maggior parte dei casi, una strada poco praticabile

Ci sono tuttavia alcuni accorgimenti nell’uso dei sistemi di posta elettronica che hanno una funzionalità di richiamare indietro un’e-mail appena inviata, anche se si può usare solo in limitate situazioni e per un tempo molto limitato.

Annullare una mail inviata per errore con Gmail

Per annullare una mail inviata con Gmail, Google offre all’utente la possibilità di richiamare indietro l’e-mail partita per errore ma in un arco di tempo limitato, mediante click su “Annulla” nel banner a comparsa.

Di fatto, si tratta di introdurre un “ritardo di invio” durante il quale si può richiamare l’email.

Questa soluzione tecnologica deve però essere preventivamente abilitata e configurata. In tal caso, di seguito la procedura da seguire per annullare una mail inviata per errore con Gmail:

  1. Fare click sull’icona a “rotellina” in alto a destra;
  2. Fare click su “Visualizza tutte le impostazioni”;
  3. Controllare di essere nella sezione “Generali”;
  4. Spuntare sull’opzione “Abilita Annulla invio” (modificabile da 5 a 30 secondi);
  5. Cliccare su “Salva modifiche” in fondo alla pagina.
annullare una mail inviata per errore

Annullare una e-mail inviata per errore con Outlook

Per annullare una mail inviata con Outlook, il servizio di posta elettronica di Microsoft contiene una funzione di “richiamo” che permette di richiamare messaggi di posta elettronica, in alcuni casi.

Il richiamo dei messaggi non è disponibile per gli utenti con indirizzi di posta elettronica che terminano con @outlook.com, @hotmail.com, @live.com o @msn.com.

Il richiamo dei messaggi è disponibile solo in Outlook per Windows.

Quando si attiva l’opzione “Annulla invio”, Outlook.com ritarda l’invio del messaggio in modo da poterlo annullare se si cambia idea.

È possibile ritardare l’invio del messaggio per 5 o 10 secondi.

Per poter annullare una mail inviata per errore con Outlook è necessario:

  1. In alto alla pagina selezionare “Impostazioni” > “Visualizza tutte le impostazioni di Outlook”.
  2. Selezionare “Posta” > “Scrittura e risposta”.
  3. Scegliere il periodo di Outlook.com di attesa per l’invio dei messaggi.
  4. Selezionare “Salva”.

La mail inviata per errore è un data breach?

Il GDPR definisce la violazione dei dati personali (“data breach”) una “violazione di sicurezza che comporta – accidentalmente o in modo illecito – la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l’accesso ai dati personali trasmessi, conservati o comunque trattati”. 

Un data breach è una violazione in grado di compromettere la riservatezza, l’integrità o la disponibilità dei dati personali. 

Le conseguenze derivanti da una mail inviata per errore possono costituire un data breach, e in particolare una violazione della confidenzialità dei dati, in quanto divenuti accessibili da soggetti terzi non autorizzati.

Il GDPR impone ai Titolari e Responsabili del trattamento un obbligo di notifica all’Autorità di controllo in caso di “rischio elevato” per i diritti e le libertà delle persone interessate conseguente alla violazione.

È opportuno, quindi, che il Titolare del trattamento effettui una valutazione del rischio per i soggetti interessati.

Nel fare questa valutazione, il Titolare deve analizzare la tipologia di dati, nonché le categorie di soggetti interessati coinvolti nel data breach derivante da mail inviata per errore.

Interventi costanti di formazione del personale e la predisposizione di procedure e istruzioni adeguate e sempre aggiornate all’interno di ogni organizzazione possono aiutare a ridurre il rischio di verificazione di data breach di questo tipo.

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