Una delle domande più frequenti che ci viene posta è come depositare una copia forense in cancelleria o, più in generale, come depositare un file in cancelleria.

Il legislatore italiano, nel PCT (Processo Civile Telematico), ammette unicamente la produzione di una serie limitata di formati.

Tale specifica deriva dall’esigenza di utilizzare dei formati standard che possano essere consultati senza particolari problemi dalla maggior parte degli utenti.

Inoltre, una limitazione dei formati di file, offre maggiori garanzie di sicurezza in quanto riduce il rischio di infezioni da malware.

Nei procedimenti civili sorge di frequente l’esigenza di depositare file di varia tipologia tra cui, a scopo esemplificativo:

• depositare registrazioni audio
• depositare filmati video
• depositare copie forensi

Come conciliare l’esigenza di deposito di file nel PCT con i limiti delle regole tecniche?

Depositare file nel fascicolo civile

Ci si chiede, dunque, quella telematica è l’unica modalità possibile per il deposito di un file in tribunale?

In virtù delle regole previste, occorre avvalersi di modalità alternative che consistono nel deposito fisico.

Il deposito nella cancelleria del tribunale di un file o di una copia forense deve considerarsi un’eccezione alla regola generale.

Inoltre, occorre precisare, che ciò non richiede la previa autorizzazione del giudice, tenuto conto che:

• il magistrato potrebbe non provvedere prima del decorrere dei termini prescritti dalla legge
• il diritto alla prova non può essere sacrificato a causa della normativa tecnica

È necessaria l’autorizzazione per il deposito di file audio o video in cancelleria?

Non è necessaria un’autorizzazione per depositare un file audio in cancelleria, così come non è necessaria autorizzazione per il deposito di video in tribunale o per il deposito di copia forense nel fascicolo.

Il problema, più in generale, sorge per il deposito sia di file con formati non previsti dalla normativa tecnica del PCT sia per file di grandi dimensioni.

Qualora li si intenda produrre dati in cancelleria attraverso un dispositivo fisico di memorizzazione, ci si dovrà premurare di adottare determinati accorgimentionde garantire la genuinità della prova, e cioè:

• motivare le ragioni per le quali non si è effettuato il deposito file telematico
• firmare con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale i singoli file o l’insieme dei documenti compressi in un’unica cartella
• utilizzare un supporto di memorizzazione che garantisca la conformità dei documenti all’originale e, dunque, la loro integrità
• depositare l’indice dei documenti contenuti nei supporti di memorizzazione
• sottoscrivere elettronicamente con firma qualificata o digitale l’indice
• specificare in atti il deposito del supporto di memorizzazione e i suoi dettagli di riferimento
• predisporre un atto di deposito, da farsi vidimare dal cancelliere, contenente, tra gli altri, i riferimenti del supporto di memorizzazione, le modalità di consegna, l’elenco dei documenti contenuti, nome del cancelliere (ai fini della catena di custodia)

BIT4LAW può supportare gli studi legali nella predisposizione dei file da depositare attraverso operazioni di acquisizione forense di copia forense, corredati da relazione che illustrino le modalità di acquisizione e certificazione dell’integrità e di data certa.